Procedimiento

	PROCEDIMIENTO
	Formular y actualizar el Plan de Acción
	Versión 3
	Código PIM-POR-PR-005

Proceso Planeación Organizacional

Estado Vigente

1. OBJETIVO


			Definir un enfoque estructurado y eficiente para la formulación de planes de acción y la posterior realización de ajustes necesarios. Esto permitirá planificar y ejecutar las actividades de manera efectiva, monitorear el progreso hacia sus metas, identificar oportunidades de mejora y adaptarse a los cambios del entorno, asegurando así el logro de los objetivos estratégicos y la optimización de los recursos disponibles.

2. ALCANCE


			Inicia con la emisión de los lineamientos estratégicos y de inversión y finaliza con el registro y/o actualización de los planes de acción.

3. RESPONSABLE

Funcionarios Entidades Descentralizadas, Secretarios de Despacho

4. CONDICIONES GENERALES


			El plan de acción es una herramienta de planeación financiera que solicita información de los proyectos de inversión, describiendo por actividades y fuentes, que recursos se ejecutarán en el año fiscal. Dicha herramienta tiene un formato publicado en ISOLUCION de la alcaldía de Manizales. Este procedimiento aplica para las secretarías de la administración central y las entidades descentralizadas. De acuerdo al Plan Operativo Anual de Inversiones aprobado por el concejo municipal para la siguiente vigencia fiscal, cada proyecto debe distribuir los recursos asignados de acuerdo al cumplimiento de metas que tienen propuesto en el plan de desarrollo vigente. El plan de acción inicial es aprobado por el consejo de gobierno antes de iniciar a ejecución de la vigencia fiscal; sin embargo, podrán presentarse actualizaciones por cambios en el presupuesto asignado a los proyectos. El responsable del diligenciamiento y remisión del plan de acción es el secretario de despacho de cada secretaria, quien trabaja con la información suministrada por cada uno de los funcionarios líderes de proyecto. La planeación presupuestal de cada uno de los proyectos registrados en el BPIM se proyecta en el plan de acción de cada secretaria. El plan de trabajo debe corresponder al desglose de la información consignada en el plan de acción y por lo tanto, la información consignada en ambos instrumentos debe ser coherente. Cualquier modificación al plan de acción y/o el plan de trabajo, sugieren una actualización de los proyectos de inversión. Cualquier modificación o variación del presupuesto asignado a un indicador del plan de desarrollo y/o indicador MGA, no podrá interferir en el cumplimiento del mismo, y por tanto del objetivo específico al que está asociado. Durante la vigencia fiscal, es probable que el líder del mismo evidencie situaciones que obligan a realizar ajustes al plan de acción. Dichas situaciones tienen relación con: ADICION DE RECURSOS: Incorporación de recursos internos o por financiación externa. REDUCCION DE RECURSOS: Por disminución del valor total del proyecto. MODIFICACIÓN DE ACTIVIDADES: Se refiere a la incorporación de nuevas actividades o la modificación del presupuesto asociado a las actividades CAMBIOS EN EL PRESUPUESTO DE UN INDICADOR DE PLAN DE DESARROLLO: Hace referencia a las variaciones presupuestales que se pueden presentar para un indicador.  Para Entes Descentralizados del Municipio aplican los mismos lineamientos anteriores. Ver Concepto Jurídico anexo.

5. DEFINICIONES


			5.1. PRINCIPIO DE PLANEACIÓN: Tiene fundamento y se infiere de los artículos 209, 339 y 341 de la Constitución Política, e implica que el negocio jurídico contractual deberá estar debidamente diseñado y pensado conforme a las necesidades y prioridades que demande el interés público, dirigido al aseguramiento de la eficacia de la actividad contractual estatal, a la efectiva satisfacción del interés general, y a la protección del patrimonio público.


			5.2. PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIONES (POAI): Es un instrumento de la gestión pública que tiene como objeto determinar los proyectos de inversión clasificados por sectores, órganos (Dependencias de la Administración) y programas, que la Administración Territorial ejecutará en una vigencia fiscal determinada.


			5.3. PLAN DE ACCIÓN (PA): Mecanismo del proceso planificador de la gestión pública, mediante el cual cada Dependencia de la Entidad Territorial, a partir de las metas de los proyectos a ejecutar en una determinada vigencia fiscal, define las acciones a realizar con indicación de los recursos requeridos, a fin de posibilitar el cumplimiento de las metas de resultado y producto contenidas en el Plan de Desarrollo Municipal (PDM).


			5.4. PLAN DE TRABAJO: Instrumento de programación anual del trabajo potencialmente utilizable por las Secretarías de la Entidad Territorial responsables de la ejecución de actividades de procesos no misionales. Esta herramienta complementa las previsiones contenidas en los Planes de Acción.


			5.5. ACTIVIDADES: Corresponden a las acciones que contribuyen a la transformación de insumos en productos.?Es decir, en cada uno de los objetivos específicos planteados en los proyectos se establecieron una serie de actividades que llevan al cumplimiento de la meta propuesta. Estas, de acuerdo a los lineamientos del Departamento nacional de Planeación no podrán ser modificados, y deben presupuestarse de acuerdo a los precios de mercado vigentes


			5.6. AJUSTE: Modificaciones introducidas al proyecto de inversión, que no cambien el objeto, ni alteren sustancialmente las actividades y el alcance del mismo.

6. DOCUMENTACIÓN EXTERNA RELACIONADA

- concepto jurídico - presentación planes de acción
- decreto municipal 302 de 2015

7. DESARROLLO

QUÉ SE HACE	QUIÉN LO HACE	REGISTRO	CÓMO LO HACE
Emitir los lineamientos estratégicos y de inversión para la siguiente vigencia	- Alcalde Municipal	Actas de Consejo de Gobierno	Mediante los Consejos de Gobierno, el Alcalde entregará a Secretarios de Despacho y Gerentes de entidades descentralizadas, los lineamientos estratégicos y de inversión que se tienen previstos para la vigencia siguiente.  Para aquellas Entidades Descentralizadas que no hacen parte del Gabinete Municipal, no aplican estos lineamientos, pues se rigen por un régimen privado y son direccionadas por sus Gerentes o Juntas Directivas. Sin embargo, y de acuerdo a la Ley y el concepto jurídico que soporta este procedimiento, dichas entidades también están obligadas a presentar el Plan de Acción a la Secretaría de Planeación.
Diligenciar el formato de Plan de Acción	- Secretarios de Despacho - Entidades Descentralizadas	- plan de acción	Las Secretarías de Despacho y Entidades Descentralizadas, realizarán el diligenciamiento del Formato Plan de acción definido por la oficina del Banco de Proyectos de Inversión Municipal.
Enviar a la Secretaría de Planeación el plan de acción.	- Secretarios de Despacho - Funcionarios Entidades Descentralizadas	- plan de acción Plan de acción digital en formato Excel.	Una vez diligenciado el formato de Plan de acción, las secretarías de despacho y entidades descentralizadas, lo remitirán al correo electrónico bpim@manizales.gov.co
Aprobación de los planes de acción iniciales para la vigencia.	- Consejo de Gobierno	Acta de Consejo de Gobierno.	En reunión de Consejo de Gobierno, se aprobarán planes de acción, de las Secretarías y/o entidades descentralizadas.
Radicación de Ajustes al Plan de Acción.	- Secretarios de Despacho	Oficio de solicitud.	Para la presentación de la modificación del plan de acción al Banco de Proyectos de la Secretaría de Planeación, deberá realizarse entrega de los siguientes documentos:  1. Justificación ampliada del ajuste solicitado, firmado por el secretario de despacho. Se deberá radicar mediante correo electrónico al BPIM.
Verificación de ajustes al plan de acción.	- Profesional Universitario BPIM	Formato de verificación de ajustes al Plan de Acción.	Se evalúa dentro de los tres días hábiles siguientes a la solicitud, la pertinencia técnica de la modificación, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:  Avance del indicador de Producto del Plan de Desarrollo.  Afectación presupuestal del programa.  Variaciones del producto(s) MGA.  Si la solicitud no cumple con los requisitos, se devuelve al solicitante para la realización de los respectivos ajustes.
Aprobación de cambios en planes de acción.	- Consejo de Gobierno	Acta de Consejo de Gobierno.	Las modificaciones relacionadas con la variación en el presupuesto asignado para el cumplimiento de los indicadores del Plan de Desarrollo, serán presentadas ante el Consejo de Gobierno; previa verificación del ajuste por parte de la Secretaría de Planeación. El Consejo de Gobierno, aprobará la modificación solicitada, consignando su decisión en el acta de la reunión correspondiente.
Publicación en Pagina web.	-	Página web de la alcaldía de Manizales.	Una vez aprobados los planes de acción estos deberán ser integrados a los demás planes de acción vigentes de la administración municipal para ser publicados en la página web de la alcaldía de Manizales.
Seguimiento a los planes de acción.	- Profesional Universitario BPIM	Formato de Seguimiento Plan de acción.	De manera Trimestral se realiza seguimiento presupuestal y físico a las actividades propuestas en los planes de acción provenientes de la última actualización, realizando retroalimentación del seguimiento a los responsables de los planes de acción.

8. CONTENIDO

LISTA DE VERSIONES

VERSIÓN	FECHA	RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN
0	15/Dic/2014	Sera complementado ante la necesidad de aclarar la obligatoriedad que tienen las Entidades Descentralizadas de enviar su Plan de Accion a la Secretaria de Planeacion para hacerse seguimiento. Hallazgo de Contraloria Municipal.
2	20/Nov/2020	Se aclaran algunos pasos establecidos y se adicionan otras actividades de seguimiento y verificación
3	27/Oct/2023	Actualización de los formatos. Cambio de nombres de responsables a cargos. Se aclaran algunos pasos establecidos y se adicionan otras actividades de seguimiento y verificación.

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ


Nombre:	John Faber Galvez Morales
Cargo:	Profesional Universitario
Fecha:	27/Oct/2023


Nombre:	Francisco Javier Gomez
Cargo:	PROFESIONAL UNIVERSITARIO
Fecha:	27/Oct/2023


Nombre:	Daniel Mauricio Quiceno Arcila
Cargo:	SECRETARIO DE DESPACHO
Fecha:	30/Oct/2023